Làm việc có hiệu quả

Hướng dẫn làm việc có hiệu quả – Bài viết này sẽ làm thay đổi cuộc sống của bạn


Giá mà mình làm việc hiệu quả hơn,” “giá mà mình nghiên cứu nhiều hơn,” “giá mà mình hành động ngay lúc đó,”. Nghe quen không?

Nếu được 100 đồng mỗi lần nghe những lời rên rỉ “giá mà” như vậy thì chắc bây giờ tôi trở thành triệu phú mất. Bạn nên thôi ngay cách suy nghĩ đó đi, nó chẳng giúp được gì thậm chí còn làm nhụt chí và gây hại nữa là đằng khác. Thay vào đó, sao không bắt đầu hành động và thay đổi?

Làm việc có hiệu quả

Tầm quan trọng của sự khao khát thay đổi

Nếu muốn thấy được những kết quả tích cực, trước hết là hãy khát khao thay đổi bản thân một cách mãnh liệt, giống như việc bạn cần không khí để hít thở vậy. Nói đơn giản là hãy luôn mơ ước về nó. Do vậy, điều đầu tiên bạn cần phải làm chính là thay đổi suy nghĩ của bản thân và phải hiểu rõ mình thực sự muốn gì, mục tiêu là gì, tại sao mình lại muốn làm việc hiệu quả hơn và mình sẽ đi tới đâu. Bước tiếp theo, hãy suy nghĩ về những điều mà bạn tìm kiếm sẽ đem lại cho bạn những cảm xúc, khiến bạn đam mê và hào hứng về tương lai của bản thân. Khi đó, ta sẽ tìm ra được động lực cho bản thân, cũng chính là tất cả những gì ta cần để đạt được những thứ ta muốn. Và đông lực này sẽ thôi thúc ta không ngừng nghỉ, khiến ta không thể dậm chân tại chỗ mãi.

Tầm quan trọng của việc giữ cho trí óc trống rỗng

“If your mind is empty, it is always ready for anything; it is open for everything.”  – Shunryu Suzuki
(tạm dịch: nếu tâm trí ta trống rỗng thì nó luôn sẵn sàng để tiếp nhận mọi thứ)

Tôi yêu thích câu nói này. Nó thực sự đúng và rất hữu ích. Nó nhắc nhở chúng ta rằng tâm trí chúng ta càng trống rỗng bao nhiêu, càng tự do bao nhiêu thì đầu óc chúng ta càng làm việc hiệu quả bấy nhiêu. Bước đầu tiên để đạt được hiệu quả chính là phải luôn được thoải mái và có những kế hoạch được tổ chức tốt cả trong ngắn hạn và dài hạn. Nhưng để được thoải mái, bạn cần phải có một “nhà kho bên ngoài” nơi bạn lưu giữ tất cả những thông tin chi tiết về những việc bạn sẽ làm. Phần dưới tôi sẽ giải thích kỹ hơn về cái gọi là “nhà kho bên ngoài”.

Nếu bạn cứ bắt ép bộ não làm việc quá tải, phải nhớ tất cả thông tin chỉ tổ làm bạn stress, áp lực và lúc nào cũng có cảm giác bồn chồn trong người. Không chỉ không hiệu quả mà còn khiến bạn làm việc không đạt năng suất, chẳng đâu vào đâu. Nên hãy luôn ghi nhớ tầm quan trọng của việc giữ cho tâm trí của bạn không chịu áp lực.

Các công cụ của một người làm việc hiệu quả

Như đã hứa ở trên, tôi sẽ giải thích kỹ hơn về “nhà kho bên ngoài”. Đó là sự kết hợp và phối hợp sử dụng một số công cụ để làm việc hiệu quả và có tổ chức hơn.

Post-its notes – Giấy ghi chú

Viết xuống mỗi giấy ghi chú một nhiệm vụ quan trọng hàng ngày và chỉ nên tập trung từ 2 – 3 nhiệm vụ quan trọng nhất mỗi ngày, sau đó dán các giấy ghi chú ở nơi mà ánh mắt của bạn dễ dáng nhìn thấy nhất, có thể là góc trên màn hình máy tính. Hãy thử đi, nó thật sự hữu ích đó.

Giấy ghi chú công việc
Giấy ghi chú nhiều màu sắc giúp bạn dễ dàng phân loại công việc

The daily to-do list – Danh sách việc cần làm trong ngày

Chắc các bạn không còn xa lạ với khái niệm to-do list. Nó thực sự là một công cụ hữu hiệu, giúp chúng ta tổ chức công việc gọn gàng đồng thời thúc đẩy chúng ta hoàn thành các việc trong ngày. Nhưng tại sao nó lại có ích đến như vậy? Với một bảng danh sách công việc cần làm mỗi ngày, bạn biết được đâu là việc cần ưu tiên, đâu là việc quan trọng mà không bị chồng chéo cũng như nên dành bao nhiêu thời gian cho việc đó. Thêm vào đó, bạn có thể gạt những việc không nằm trong danh sách qua một bên để không bị phân tâm. Hoàn thành mục tiêu mỗi ngày, bạn sẽ đạt được rất nhiều thứ trong dài hạn.

Dưới đây là ví dụ một daily to-do list:

Thứ 6, ngày 04/12/2015

  • Ngồi thiền
  • Hẹn gặp nhà môi giới chứng khoán: 30 phút
  • Gym: 1 tiếng
  • Học tiếng Anh: 1 tiếng 30 phút
  • Hoàn thành báo cáo công việc hàng tuần
  • Ăn trưa với đối tác: 1 tiếng 30 phút
  • Viết bài trên blog cá nhân

The agenda – lịch trình

Nó cũng giống như bảng to-do list, nhưng điểm khác biệt là bạn phải sắp xếp các công việc theo một trình từ thời gian và bạn phải dự kiến thời gian làm việc đó.

Lấy ví dụ:

  • 12h00 ăn cơm với đối tác
  • 5h00 tập gym
  • 7h00 học tiếng Anh

The weekly to-do list – Danh sách công việc phải làm trong tuần

Cũng giống như daily to-do list và chỉ có một vài điểm khác biệt. Bạn phải viết nó ra trước khi tuần tiếp theo bắt đầu, liệt kê tất cả các công việc phải làm trong tuần nhưng bạn không biết chính xác phải hoàn thành nó vào thời điểm nào. Khi viết danh sách việc cần làm mỗi ngày, bạn tham khảo từ danh sách công việc phải làm trong tuần để chắc chắn không bị chồng chéo và bỏ sót những việc cần làm trong tuần đó. Và nhớ là phải viết rõ ràng, cụ thể trong cả weekly to-do list. Chẳng hạn thay vì “tập gym” thì ghi rõ là “tập gym 4 ngày”.

Ví dụ:

  • Tập gym x 4 lần.
  • Mua sách ngữ pháp tiếng Anh.
  • Trao đổi với Phú về tổ chức sinh nhật Nghĩa tuần tới.
  • Ra bưu điện nhận bưu phẩm.
  • Học ôn thi môn Quản trị marketing chiến lược.

The silver page – Trang Bạc

Nghe thú vị chứ? Nhưng nó là cái gì vậy? Trang Bạc là công cụ thực sự hữu dụng để tổ chức công việc cả ngắn và dài hạn. Nó sẽ cải thiện đáng kể năng suất làm việc của bạn, đặc biệt là khi được sử dụng kết hợp với các công cụ ở trên.

Nó đơn thuần chỉ là một trang giấy nơi bạn sẽ viết ra những ý tưởng và mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong tương lai gần. Bạn không cần quá cụ thể, chỉ cần viết xuống những ý tưởng mà thôi. Đồng thời phải thường xuyên cập nhập nội dung trong Trang Bạc và sử dụng nó để tham khảo khi viết danh sách công việc hàng tuần.

Dưới đây là ví dụ:

  • Viết một cuốn sách
  • Tham dự kỳ thi Toeic
  • Lấy được Bắng tốt nghiệp
  • Tìm kiếm một công việc mới
  • Mua một căn nhà
  • Học thiết kế website

Cách sử dụng các công cụ kể trên

Chuyển nội dung từ Trang Bạc sang Danh sách công việc hàng tuần.

Mỗi lần bạn chuyển một mục từ Trang Bạc sang Danh sách công việc hàng tuần, bạn sẽ phải  “biến nó thành hiện thực” – rất hào hứng đúng không nè. Để làm việc đó, bạn cần chuyển  nó thành một hoặc nhiều hành động cụ thể và viết nó liền kề với những gì bạn ghi trong Trang Bạc. Lấy ví dụ, một mục trong Trang Bạch là ‘‘tham dự kỳ thi Toeic’’ sẽ được hiểu thành ‘‘Mua sách luyện Toeic’’, ‘‘tham gia khóa học ôn thi Toeic’’, ‘‘mỗi tuần học Toeic 8 tiếng’’.

Sau đó, bạn chỉ cần chọn ra một hành động cụ thể để chuyển vào Danh sách các việc hàng tuần. Đơn giản là sao chép và không cần phải viết cụ thể hơn nữa.

Chuyển nội dung từ Danh sách công việc hàng tuần sang hàng ngày

Bạn cũng làm tương tự như trên nhưng lần này phải chi tiết và cụ thể hơn. Lấy ví dụ công việc hàng tuần là ‘‘tham gia khóa học tiếng Anh’’ thì trong Danh sách công việc hàng ngày sẽ là ‘‘tham gia bài giảng đầu tiên tại lớp anh ngữ Topica’’.

Chuyển nội dung từ Danh sách công việc hàng ngày thành lịch trình cụ thể

Việc này rất đơn giản, tất cả những gì bạn phải làm là viết các công việc cần làm vào trong lịch trình có giờ giấc cụ thể, thường là cột bên phải của danh sách công việc hàng ngày.

Sổ ghi chép công việc và lịch trình hàng ngày

Rèn luyện thói quen để làm việc hiệu quả

Thiết lập bộ đếm thời gian

Thiết lập một bộ đếm thời gian trong khi làm việc cũng như học tập là cách thức tốt để hoàn thành mọi việc. Có lẽ bạn đã biết đến  “Pomodoro Technique’’, một phương pháp quản lý thời gian bằng cách chia nhỏ công việc thành mỗi đợt kéo dài 25 phút và nghỉ giải lao từ 4 – 5 phút.

Nếu trong khoảng 25 phút đó bạn thực sự tập trung và không để bất cứ thứ gì làm bạn phân tâm thì điều này thực sự rất hiệu quả. Và khi đã quen với phương pháp này, bạn có thể chuyển sang  phương pháp “Orange Technique’’, chia nhỏ công việc thành nhiều phiên, mỗi phiên kéo dài 30 phút và giữ nguyên thời gian giải lao.

Thiết lập bộ đếm thời gian

Thức dậy sớm

Nếu bạn trở thành một con người của buổi sáng (nguyên văn : a morning person), bạn chắc chắn sẽ cải thiện được khả năng quản lý thời gian. Hãy hẹn đồng hồ báo thức sớm hơn thường lệ, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn vào buổi sáng để làm những việc như uống một ly nước chanh, có một bữa ăn sáng tuyệt vời, ngồi thiền,… và bạn sẽ tràn đầy năng lượng và một tinh thần thoải mái suốt cả ngày.

Nhưng, đừng hẹn đồng hồ báo thức quá sớm. Thay vào đó, chỉ nên sớm hơn thường ngày khoảng 5 – 10 phút. Chẳng hạn bạn muốn thức dậy lúc 6h trong khi bạn thường dậy lúc 8h thì hãy bắt đầu làm quen bằng cách vài ngày đầu đặt đồng hồ lúc 7h50, rồi những ngày sau đó là 7h40 rồi dần dần đến một ngày bạn sẽ thức dậy lúc 6h.

Rèn luyện bản năng bỏ qua thái độ chần chừ một cách có ý thức

“Procrastination is like a credit card: it’s a lot of fun until you get the bill.’’ – Christopher Parker
(tạm dịch: Sự chần chừ, trì hoãn giống như thẻ tín dụng vậy, sử dụng thì nhiều niềm vui lắm cho đến khi bạn nhận được hóa đơn)

Tôi không thể nào đủ vốn ngôn từ để nhấn mạnh tác hại của sự trì hoãn, nó chính là kẻ thù lớn nhất của làm việc có hiệu quả. Nếu bạn muốn bạn có thể làm công việc trung hòa và trốn tránh nhưng nó sẽ là một thói quen ảnh hưởng không tốt đến tinh thần làm việc. Sự trì hoãn là giọng nói ngu ngốc nhưng đầy thuyết phục, luôn đưa ra một lời bào chữa đại loại như ‘‘có lẽ mình không cần phải làm việc đó trong hôm nay,’’  ‘‘mình có thể dời công việc sang tuần sau,’’ ‘‘rốt cuộc mình không đủ thời gian nên tốt nhất là dự án này nên hoãn lại’’. Bí quyết đế loại bỏ thái độ này chính là phải nhận thức được nó và loại bỏ nó một cách có ý thức. Điều này không dễ nhưng nó là cái gì đó mà chúng ta học được thông qua thực hành.

Học tập càng nhiều càng tốt về cách thức nâng cao hiệu quả làm việc

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, một thói quen tốt cần luyện tập chính là tìm đọc nhiều nội dung hơn nữa về làm việc hiệu quả. Bạn có thể mua sách, đọc các bài viết trên mạng, hoặc tìm cảm hứng từ những danh ngôn. Lấy ví dụ bạn có thể tìm kiếm trên Google, Yahoo hay Bing những từ khóa như “Productivity,” “Time Management,” “Quotes About Productivity,” “Quotes about Success,” “Quotes About Productivity and Tenacity”,… Chủ động học tập thường xuyên sẽ giúp bạn cảm thấy năng động và làm việc hiệu quả cao trong thời gian dài.

Theo Sira Masetti, lifehack.org, 2015

Advertisements

One thought on “Hướng dẫn làm việc có hiệu quả – Bài viết này sẽ làm thay đổi cuộc sống của bạn

Tham gia bình luận

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s