Sử dụng email một cách hiệu quả

Làm thế nào để sử dụng email một cách hiệu quả


Liệu có khi nào bạn tự hỏi email đang lấy đi cuộc sống của bạn không? Tôi không hề cường điệu câu nói của mình tí nào  nếu bạn xem xét con số 28% tổng thời gian làm việc của chúng ta được dùng chỉ để đọc và trả lời email (theo nghiên cứu của McKinsey).

sử dụng email một cách hiệu quả

Với đặc thù công việc, tôi luôn muốn dành toàn bộ thời gian sáng thứ 2 tập trung nghiên cứu nên những email cần gởi trong ngày tôi đều gởi vào tối Chủ nhật. Thế nhưng khi đến văn phòng tôi lại nhận ngay một cuộc gọi phàn nàn rằng “khuya rồi sao anh còn gởi email bắt tôi phải thức dậy đọc”. Hóa ra đối tác luôn để điện thoại bên cạnh và kiểm tra email khi có thông báo đến. Lỗi tôi xin nhận nhưng tôi gởi email vào Chủ Nhật đâu phải bắt người nhận kiểm tra email ngay lúc đó.

Giám đốc của tôi thì lại hay than phiền rằng mỗi ngày anh ấy nhận cả núi email, có cả email đích danh anh ấy, có cả email cc và trong đó có cả những email chẳng liên quan gì đến anh ấy mà vẫn được “cc” chỉ bới vì anh ấy nằm trong danh sách “send all team”.

Thỉnh thoảng tôi lại nhận được một email forward từ đồng nghiệp mà không có nội dung gì khác ngoài cuộc trao đổi với khách hàng. “Ủa chuyện gì vậy nhỉ” là câu hỏi ngay lập tức xuất hiện trong đầu tôi. Thế là tôi lại phải ngồi đọc lại đoạn đối thoại thì mới biết là khách hàng cần mình làm một cái báo cáo. Nếu bạn là tôi bạn có cảm thấy phí thời gian không? Nếu đồng nghiệp của bạn tóm tắt email họ nhận được trong vài dòng trước khi forward cho bạn thì bạn sẽ cảm thấy thế nào?

Còn hàng trăm câu chuyện phiền phức liên quan đến việc sử dụng email trong giao tiếp nữa mà chắc chắn không chỉ tôi mà bạn cũng sẽ gặp phải. Hãy áp dụng những quy tắc đơn giản dưới đây để việc sử dụng email trở nên hiệu quả hơn.

  1. Đừng giao tiếp quá nhiều bằng email
  2. Hãy sử dụng tốt dòng tiêu đề
  3. Giữ cho nội dung rõ ràng và ngắn gọn
  4. Luôn lịch sự
  5. Kiểm tra cách hành văn
  6. Lưu ý sử dụng to, cc và bcc khi gửi
  7. Rà soát nội dung trước khi gởi
1. Đừng giao tiếp quá nhiều bằng email

Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây ra căng thẳng trong công việc chính là khối lượng email khổng lồ mà chúng ta phải nhận mỗi ngày. Vì vậy, trước khi bắt tay viết một email thì hảy tự hỏi: “Email này có thực sự cần thiết không?”.Tương tự như vậy, bạn có thể lựa chọn sử dụng điện thoại, tin nhắn hay thậm chí gặp mặt trực tiếp, video call thay thế cho email.

Bốn trường hợp bạn ngàn lần không nên sử dụng email:

01. Các feedback thực sự quan trọng, nhất là những feedback nghiêm trọng và buộc diễn tả dưới nhiều sắc thái, cung bậc khác nhau.
02. Trao đổi về những dự án phức tạp, những thông tin buộc bạn phải băm nhỏ ra để có thể biết chính xác kết quả cuối cùng bạn mong muốn là gì, sử dụng email chỉ tổ làm cho sự việc thêm phức tạp mà thôi.
03. Trao đổi những thông điệp khó khăn, nhạy cảm, ướt át hay tin buồn như buộc phải cắt chức hay tăng lương ai đó hay phải kết thúc một dự án con cưng của một người nào đó. Hãy trao đổi trực tiếp, viết ra thôi là chưa đủ.
04. Khi có tranh chấp, xung đột, mâu thuẩn trong ý kiến, những lúc này có thể người nhận sẽ không hiểu theo cách bạn muốn người khác hiểu đâu.

Và đôi khi, email không an toàn như bạn tưởng, thường là khi bạn nhắm mắt chuyển tiếp email mà quên xóa đi những thông tin thực sự nhạy cảm trong các đoạn hội thoại.

2. Hãy sử dụng tốt dòng tiêu đề

Nếu để ý bạn sẽ dễ dàng nhận ra một tiêu đề bài báo có 2 chức năng, thu hút sự chú ý của người đọc và tóm tắt nội dung bài báo. Vậy tại sao dòng tiêu đề email không nên như vậy?

Nếu muốn thư mình nổi bật và không bị coi là spam hoặc bị lãng quên, hãy luôn lựa chọn thật kỹ từ và cụm từ để cho người nhận thấy được email này đề cập đến vấn đề gì.

Bạn cũng có thể thêm ngày tháng vào dòng tiêu đề nếu email của bạn là một trong số hàng loạt email phải gởi đi thường xuyên, chẳng hạn như báo cáo công việc hàng tuần. Và nếu bạn cần nhận được phúc đáp sớm, có thể thêm cả “vui lòng hồi âm trước 17 a.m”.

Không nên Nên
Tiêu đề: Meeting Tiêu đề: JOD_WIP: meeting, 4 p.m, thứ 5 (26/11)

Như ví dụ trên, mở đầu dòng tiêu đề tôi có thêm code JOD_WIP,  code này được sử dụng khá là hữu ích trong việc giúp người nhận biết rằng email này được gởi đi trong nội bộ Jodric (JOD) với nội dung liên quan đến Work in process (WIP). Đồng thời còn giúp tôi lưu trữ cũng như phân loại email dễ dàng.

3. Luôn giữ nội dung rõ ràng và ngắn gọn

Email, cũng như thư tín thương mại truyền thống, cần phải luôn rõ ràng và súc tích. Bạn nên viết nội dung dưới dạng liệt kê; cô đọng, đầy đủ về mặt thông tin và trực tiếp đi thẳng vào vấn đề.

Tuy nhiên không giống như viết thư truyền thống, bạn sẽ không tốn tiền vì phải gởi quá nhiều bức. Do vậy nếu phải trao đổi với cùng một người về nhiều chủ đề, lĩnh vực; hãy xem xét việc chia nhỏ thành nhiều mail theo nội dung. Điều này giúp cho mỗi chủ đề của bạn được hiểu rõ ràng hơn và người nhận có thể tập trung để trả lời cho từng chủ đề khác nhau mà không bị phân tâm.

Không nên Nên
Gửi: Hang@abc.com
cc: Khoa@abc.com, T.Anh@abc.com
Tiêu đề: JOD_INT: Revisions For Monthly Report
Nội dung:
Hi Hang,Thanks for sending that report last week. I read it yesterday, and I feel that Chapter 2 needs more specific information about our sales figures. I also felt that the tone could be more formal.Khoa and T.Anh help her finish it before 5 p.m today.Also, I wanted to let you know that I’ve scheduled a meeting with the PR department for this Friday regarding the new ad campaign. It’s at 11:00 a.m. and will be in the small conference room.Please let me know if you can make that time.Thanks!NGH
Gửi: Hang@abc.com
cc: Khoa@abc.com, T.Anh@abc.com
Tiêu đề: JOD_INT: Revisions For Monthly Report
Nội dung:
Hi Hang, [        space        ]cc: Khoa, T.AnhThanks for sending that report last week. I read it yesterday, and I feel that Chapter 2 needs more specific information about our sales figures.I also felt that the tone could be more formal.Could you amend it with these comments in mind?Khoa and T.Anh help her finish it before 5 p.m today.Thanks for your hard work on this!NGH(NGH sẽ gởi một email sau đó về cuộc họp với bộ phận PR)

Đọc kỹ ví dụ trên, bạn cũng sẽ thấy tôi có sử dụng “cc: Khoa, T,Anh” với một khoảng trắng ngay sau câu chào. Tôi cố ý viết vào nội dung email để nhấn mạnh những cá nhân được “cc” cũng phải đọc kỹ email này để tráng tình trạng nhiều người được “cc” nghĩ là mình không có liên quan đến công việc hoặc chỉ đọc lướt sơ qua nội dung và không để ý đến nội dung cần chú ý.

4. Luôn lịch sự

Đa phần mọi người nghĩ rằng email là cái gì đó ít chính quy hơn so với những lá thư tay truyền thống. Song những thông điệp mà bạn gởi đi phản ánh chính sự chuyên nghiệp. giá trị của bạn qua những chi tiết nhỏ nhặt nhất nên một mức độ nhất định về hình thức là điều hoàn toàn cần thiết.

Trừ khi bạn đang có quan hệ tốt và thân mật với một người nào đó, thì tránh sử dụng ngôn ngữ không chính thức, tiếng lóng, biệt ngữ và những chữ viết tắt không phù hợp. Các icon cảm xúc có thể giúp làm rõ ý định của bạn, nhưng tốt nhất chỉ sử dụng chúng với những người mà bạn thực sự biết rõ.

Tùy vào ngữ cảnh mà kết thúc tin nhắn với “kính trọng”, “trân trọng”,”thân”,…

Và điều quan trọng là người nhận có thể sẻ in email và chia sẻ chúng với người khác nên hãy luôn tỏ ra lịch sự trong lúc soạn thảo email.

5. Kiểm tra cách hành văn

Trong một cuộc trò chuyện thông thường mặt giáp mặt, chúng ta có thể quan sát cử chỉ của cơ thể, thanh âm, biểu hiện trên khuôn mặt để biết đối phương đang nghĩ, đang cảm nhận như thế nào. Và email đang cướp đi những điều đó, đồng nghĩa với việc chúng ta không biết khi nào đối phương sẽ hiểu nhầm thông điệp của chúng ta.

Việc sử dụng từ, độ dài của câu, dấu chấm câu hay là in hoa có thể dễ dàng bị hiểu sai vì thiếu đi tín hiệu thị giác và thính giác. Ví dụ dưới đây Ms.Hang có thể nghĩ rằng NGH đang bực bội hay tức giận nhưng sự thật thì không phải như vậy.

Không nên Nên
Hang,

I need your report by 5 p.m. today or I’ll miss my deadline.

NGH

Hi Hang,

Thanks for all your hard work on that report. Could you please get your version over to me by 5 p.m., so I don’t miss my deadline?

Thanks so much!

NGH

Hãy suy nghĩ thật kỹ email của bạn sẽ được “cảm nhận” như thế nào. Nếu thấy ý định hay cảm xúc của bạn có thể bị hiểu nhầm, hãy sử dụng cụm từ ít mơ hồ hơn để diễn đạt.

6. Lưu ý sử dụng TO, CC và BCC khi gửi

CC, viết tắt của từ ‘‘carbon copy’’, giống như một tờ giấy than, gởi đến những người được nhận một bản copy nội dung. Nhiều người thường sử dụng CC như “courtesy copy’’ – gởi copy một cách lịch sự, và cách dùng này mô tả được quan điểm sử dụng của nhiều người đối với chức năng CC. Và CC còn được sử dụng như một động từ không chính thống. CC và BCC là cả hai cách để gửi các bản sao của một email tới những người khác. Tuy nhiên, bạn cũng có thể gửi các bản sao của email đến người khác bằng cách xác định nhiều địa chỉ trong mục TO. Vậy thì sử dụng chúng như thế nào?

Khi bạn CC một ai đó thì toàn bộ người nhận sẽ nhìn thấy tất cả những người nhận khác trong danh sách CC. Còn với BCC thì không người nhận nào thấy được danh sách được BCC nhưng người trong danh sách BCC thì có thể nhìn thấy được người nhận khác không nằm trong BCC. TO thì hoạt động giống với CC.

TO và CC hoạt động tương tự nhau song bạn nên sử dụng TO cho những người nhận email chính và CC cho những ai quan tâm đến thông tin, nội dung trong email. Đây không phải là một quy luật cụ thể nên cách sử dụng chúng có thể khác nhau. Chẳng hạn ông chủ muốn bạn gởi một email để trả lời thư của đối tác thì chắc chắn bạn không thể không CC địa chỉ mail ông chủ của bạn vào.

Tương tự trong ví dụ trên, nếu bạn không muốn đối tác nhìn thấy email của ông chủ nhưng ông chủ bạn vẫn biết được bạn trả lời đối tác như thế nào thì hãy sử dụng BCC. Hay chẳng hạn bạn gắp vấn đề với một vài nhân viên, bạn gởi đi một email và BCC phòng nhân sự, phòng nhân sự sẽ nhận được bản copy về cuộc trao đổi của bạn với nhân viên để theo dõi nhưng nhân viên đó sẽ không biết rằng có phòng nhân sự đang xem xét cuộc trò chuyện này.

Đôi lúc bạn phải gởi đi cùng một nội dung đến hàng trăm email thì hãy đặt các địa chỉ email đó vào trong BCC. Chẳng ai muốn nhìn thấy một danh sách email dài và bạn cũng có thể bảo mật được thông tin của người nhận mail.

Bạn cũng cần lưu ý là không giống như CC, danh sách email được BCC sẽ không đọc được nội dung reply từ phía người khác nếu họ có hành động reply email. Do đó, bạn phải linh hoạt trong việc sử dụng CC và BCC.

7. Rà soát nội dung trước khi gởi

Cuối cùng, hãy dành ra chút thời gian để rà soát lại nội dung, các lỗi chính tả, ngữ pháp, dâu câu trước khi gửi. Thông điệp email của bạn cũng như bộ quần áo bạn mặc đều là một phần nào đó tạo nên tác phong chuyên nghiệp trong công việc của bạn.

Đồng thời, hãy luôn để ý đến độ dài email của bạn. Hãy lược bỏ những thông tin không cần thiết, chẳng ai muốn đọc một bức thư dài ngoằng cả.

Advertisements

Tham gia bình luận

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s