Ghi chú trong cuộc họp

Làm thế nào để ghi chú hiệu quả


Trong Sổ tay của Leonardo Da Vinci, bộ óc vĩ đại của “Con Người Phục Hưng” thể hiện rất rõ trên những trang giấy cách ông sáng tạo, cách ông vẽ, ông phân tích, ông ghi chữ theo chiều ngược. Tập được cách ghi chép hiệu quả và sáng tạo là một trong những bí quyết giúp Leonardo xứ Ý trở thành một thiên tài lỗi lạc của thế giới.

Ở đây chúng ta chỉ luận bàn về ghi chú trong các cuộc đối thoại thông thường (có thể là giữa giáo viên với học sinh, sếp với nhân viên, khách hàng và người bán hàng, đồng nghiệp với đồng nghiệp,…). Câu hỏi chính là làm thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất trong việc ghi chú?

Để ghi chú hiệu quả ta phải tập lắng nghe, phải hiểu những gì đối phương đang nói sau đó mới viết ra nhưng không phải là viết tất cả mà chỉ viết vừa đủ và có thể đọc hiểu. Ta cần phải biết những vấn đề phát sinh thường gặp trong quá trình ghi chép bao gồm: khó để nghe (có thể là từ phía người nói hoặc cả người nghe), không thể tóm được ý chính trong lời nói, không đủ thời gian để ghi chép hay như bảng ghi chú không rõ ràng, không dể đọc.

Vậy làm thế nào để sửa điều đó?

  • Từ phía người nói, người diễn giải: giảm tốc độ xuống mức vừa phải và đôi khi lập lại để người nghe có thể nghe đầy đủ nội dung, hỏi ngược lại người nghe vấn đề mình vừa trình bày và giải thích một cách dễ hiểu nhất. Hãy luôn tâm niệm câu nói nổi tiếng của nhà bác học vĩ đai Albert Einstein: “If you can’t explain it to a six year old, you don’t understand it yourself” (tạm dịch: bạn không thực sự hiểu vấn đề nếu không thể giải thích điều đó cho một đứa nhóc sáu tuổi hiểu).
  • Từ phía người nghe: phải phản hồi lại khi có vấn đề khuất mắt chưa nắm rõ và cuối cùng chính là Ghi Chú hiệu quả.

03 yếu tố tạo nên một bản ghi chú hiệu quả chính là Ý chính (Ý chủ đạo), chi tiết (ví dụ, minh họa) dễ đọc. 02 cách thức giúp chúng ta đạt được 03 yếu tố trên bao gồm: Cách lựa chọn từbố cục của bản ghi chú.

Phân biệt chủ đề, ý chính và chi tiết
Phân biệt chủ đề, ý chính và chi tiết

1. Lựa chọn từ ngữ:

Chúng ta cần phân biệt rõ ràng đâu là chủ đề (Topic), ý chính (Main Ideas – Topic sentence)chi tiết bổ trợ (Supporting detail) để ghi chú rõ ràng.

Ví dụ minh họa ở hình bên là cách phân biệt và lựa chọn từ ngữ cho việc ghi chú.

2. Sắp xếp bố cục

Có 02 cách sắp xếp bố cục phổ biến thường được sử dụng đó là:

  • Cornell (dạng bảng biểu được sử dụng capture – gom nội dung)
example
Bố cục theo dạng cornell
Bố cục theo dạng cornell - 1
Bố cục theo dạng cornell – 1
  • Mindmap (sử dụng cho mục đích brainstorm – tìm kiếm ý tưởng)
Ghi chú dạng mindmap

TIPS:

  • Sử dụng từ đơn, cụm từ đơn giản để ghi chú

  • Tô màu/highlights

  • Sử dụng ký từ, từ viết tắt để làm cho bảng ghi chú sạch sẽ và dễ đọc

  • Sử dụng hình ảnh minh họa

Jodric Ace Team

Advertisements

Tham gia bình luận

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s