creative commons, email etiquette

Phép lịch sự khi gửi email cho những người bận rộn


Jocelyn K. Glei

Làm thế nào để người bận rộn đọc và trả lời mail của bạn?

Trong một bài blog gần đây, nhà đầu tư mạo hiểm (venture capitalist) Fred Wilson chia sẻ về sự “quá tải” email mỗi ngày: “Mỗi khi tôi có một ít thời gian, đống email lại ngốn hết vốn thời gian ít ỏi đó”. Đây là vấn đề quen thuộc trong xã hội bận rộn và quá tải ngày nay. Phải làm sao?

1. Ngắn gọn.

Khi bận rộn, bạn có muốn đọc những email dài ngoằng không? Không? Đừng viết quá 1 dòng, hoặc hãy cố gắng ngắn nhất có thể. Email càng ngắn, càng dễ hiểu, càng dễ được hồi âm.

2. Nêu các yêu cầu hành động trước hết.

Các email thường khởi đầu bằng tóm tắt và kết thúc bằng các việc làm tiếp theo. Tuy nhiên, liệt kê các hành động ngay phần mở đầu sẽ giúp người đọc nhớ rõ phần này hơn.

3. Đánh số thứ tự.

Khi email có quá nhiều ý, hãy đánh số các ý đó. Nếu không, người đọc sẽ rối giữa “rừng chữ” và không trả lời đủ các câu hỏi của bạn.

4. Nêu rõ kết luận.

Những email kết thúc bằng câu “Bạn nghĩ sao về điều XYZ…?” thường không hiệu quả. Hãy luôn làm chủ cuộc nói chuyện và kết luận chính xác điều mình muốn.

5. Viết ra thời hạn.

Nghe có vẻ độc đoán, nhưng những người bận rộn sẽ cảm ơn bạn vì điều này. Thời hạn giúp họ sắp xếp quỹ thời gian hạn hẹp của mình. Những câu như “Để dự án theo đúng tiến trình, xin quý công ty trả lời trước 18/11/2015.” hoặc “Nếu không nhận được hồi âm của quý công ty trước 18/11/2015, chúng tôi sẽ tiến hành giải pháp nêu trên.” sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho các bên.

6. Viết ký hiệu “FYI” (for your information) cho những email tham khảo.

Đôi khi, để người đọc hiểu rõ vấn đề, ta cần gửi những email có tính chất tham khảo. Những email tham khảo này cần được “dán nhãn”, như “FYI”,  để người đọc tiện sắp xếp.

7. Nếu không thể trả lời ngay, nhắn với người gửi bạn sẽ hồi âm sau.

Nếu bạn không thể trả lời ngay hôm nay (hoặc tuần này, tháng này), hãy viết một email ngắn ghi rõ khi nào bạn sẽ trả lời họ. Điều này giúp họ bớt lo lắng và thông cảm cho bạn.

Những mail tham khảo này cần được “dán nhãn”, như “FYI”,  để người đọc tiện sắp xếp.

8. Viết tựa email phù hợp.

Tựa email nói lên độ quan trọng và khẩn cấp của email. Những cụm từ như “FOR APPROVAL:”  (Trình duyệt:), “SCHEDULING REQUEST:” (Yêu cầu lập kế hoạch) hoặc “FYI” (Tham khảo) giúp người đọc hình dung nhanh tính chất của email.

9. Đừng bao giờ gửi email khi đang tức giận.

Email rất dễ gây hiểu lầm. Do đó, những email gây hấn sẽ càng làm mọi việc tồi tệ hơn. Tốt nhất là gặp trực tiếp hoặc nói qua điện thoại khi các bên cần bàn về những việc gây tranh cãi.

10. Đừng bao giờ “reply all” (gửi hồi âm đến mọi người trong danh sách nhận mail) trừ khi bị bắt buộc.

Khi phải “reply all” quá nhiều thì tốt nhất là hãy họp nhóm và nói trực tiếp.

Còn bạn?

Bạn làm gì để quản lý hiệu quả inbox của mình? Jocelyn K. Glei

Jodric Ace Team
Bài viết được dịch từ Email etiquette for the super busy,
tác giả Jocelyn K. Glei – 99u.com, 2015

Advertisements

One thought on “Phép lịch sự khi gửi email cho những người bận rộn

Tham gia bình luận

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s