10 tips thực hiện công việc hiệu quả


Những sáng tạo và đổi mới trong phương thức làm việc chỉ thật sự có ý nghĩa nếu bạn thật sự CÓ BẮT TAY VÀO THỰC HIỆN VIỆC ĐÓ.  Nói cho cùng, sẽ không thể có đổi “mới” nếu chưa có “cũ”. Đây là một vài mẹo nhỏ được rút ra từ website Behance.com:

Thế giới của chúng ta đang sống có quá nhiều ý tưởng, mà chỉ một số rất ít được thực hiện.  Nếu xem mỗi ý tưởng là một phần của dự án, cộng với tất cả những thứ khác phải kiểm soát, thì con đường đạt được thành công có rất nhiều trở ngại. Behance tin rằng cách thức tổ chức và  thực hiện sẽ quyết định hiệu quả của một ý tưởng. Tổ chức này đã phỏng vấn hàng trăm cá nhân và đội ngũ làm việc hiệu quả nhất trên thế giới, và khám phá những phương pháp thực hiện các ý tưởng tốt nhất.
Các nghiên cứu thưởng đặt ra những câu hỏi sau:

  • Có phải những công việc mang tính chất bắt buộc thường có hiệu suất thấp hơn?
  • Thứ tự ưu tiên của một việc hay phạm vi thực hiện của việc đó (khó hay dễ, nhanh hay lâu) có ảnh hưởng nhiều hơn?
  • Khả năng thành công của mỗi sự án có ảnh hưởng đến sự ưu tiên cho dự án đó không?
  • Các quy định về cách thức làm việc để đạt được hiệu quả có giúp cho việc hoàn thành công việc không?

Kết luận quan trọng rút ra được là:

  1. Email KHÔNG phải lịch làm việc. Danh sách việc cần làm nên sử dụng một hệ thống quản lý khác, tránh sử dụng email làm hệ thống quản lý việc của bạn. Một hộp mail đầy những email dù cho có chia theo từng đề mục cụ thể đến thế nào cũng sẽ khiến bạn mất vài phút để tìm ra một đoạn nào đó trong email nào đó mô tả công việc cần làm. Vì thế, bạn cần tìm một cách khác nhanh hơn và chú trọng vào các công việc cần làm, cũng như có thể giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên.
  2. KHÔNG NÊN tham gia vào toàn bộ dự án, mà chỉ những việc có liên quan.  Tất cả các hệ thống quản lý đều tạo ra những dự án cho phép nhiều người khác nhau cùng truy cập và theo dõi. Tuy nhiên, mỗi người nhìn nhận công việc theo cách chủ quan của họ, nhìn dự án theo góc nhìn khác nhau, và hiếm khi nào 100% dự án thực sự liên quan đến tất cả mọi người. Thay vì tham gia vào toàn bộ dự án, nên chia nhỏ những phần có liên quan của dự án – các bước thực hiện, các yếu tố cần tham khảo, thảo luận, các mốc thời gian – và người nhận có thể sắp xếp lại những phần đó một cách hợp lý theo hệ thống riêng của mỗi người.
  3. Sắp xếp hợp lý các công việc để mang lại hiệu quả tối ưu. Những hệ thống làm việc hiệu quả nhất đều nhờ vào 1 công thức chung: cách sắp xếp guồng hoạt động. Một khi tối ưu hóa được một hệ thống làm việc, dĩ nhiên công việc sẽ tự động trôi chảy thôi.
  4. Đúng người đúng việc. Các công cụ hỗ trợ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi người được giao việc hiểu và đồng ý với phần việc được giao. Học cách tôn trọng người bạn giao việc và tôn trọng người giao việc cho bạn.
  5. Giữ cho mọi bước của dự án luôn minh bạch. Việc trao đổi email và những buổi họp báo cáo  tình hình thứ hai hàng tuần sẽ sớm bị bỏ trước sức mạnh mới của Social Networks. Twitter, Facebook, Linked In và các mạng xã hội khác sẽ sớm thay thế và minh bạch hóa toàn diện các bước quá trình làm việc của một dự án. Hãy làm quen với điều đó. Dù bạn làm gì, đi đâu, cả thế giới đều có thể biết.
  6. Chẳng vấn đề gì nếu việc công và tư lẫn lộn! Trước đây chúng ta thường được khuyên rằng cần phải tách bạch các công việc riêng và việc công, tuy nhiên khi bạn giữ mọi thứ trong 1 danh sách và đảm bảo mức độ ưu tiên cũng như làm hết được mọi việc thì cũng không có vấn đề gì cả.
  7. Thuyết tiến hóa Darwin: Cằn nhằn để phát triển! Dĩ nhiên dù muốn hay không, ít ai có thể giữ được đúng ưu tiên việc phải làm trong 100% thời gian. Mức độ hoàn thành còn tùy thuộc vào chính mong muốn của người thực hiện. BeHance đã nghiên cứu thấy sự áp lực và đôi khi là “cằn nhằn” từ cấp trên, đồng nghiệp hay đối tác cũng góp phần vào việc thúc đẩy chúng ta “muốn” hoàn thành dự án. Hãy tiếp tục cằn nhằn và…hoàn thành công việc!
  8. Phần thưởng cao quý nhất (mà lại miễn phí) cho việc hoàn thành công việc chính là sự công nhận của mọi người. Nếu bạn có thể cằn nhằn đồng nghiệp khi cần, tại sao không thể hiện sự trân trọng khi họ hoàn thành được điều gì tốt đẹp? Phần thưởng vô giá mà bất cứ ai cũng hi vọng nhận được khi hoàn thành công việc chính là có được sự nhìn nhịn từ phía sếp, đồng nghiệp hay khách hàng.
  9. Brainstorm – Làm ngay và làm luôn! Thảo luận qua email thì dài dòng, mất thời gian và lộn xộn. Đừng làm thế, hãy thảo luận ngay khi nhem nhóm ý tưởng nào đó. Google Talk, Yahoo, Skype, và hàng trăm công cụ hỗ trợ video call có thể giúp bạn việc qua tất cả địa lý, không gian thời gian hay thời tiết. Hãy thảo luận ngay và làm luôn khi có thể.
  10. Cuối cùng, hãy nghiêm túc thực hiện, thực hiện và thực hiện danh sách đang chờ bạn ngay bây giờ.

Jodric Ace Team

Advertisements

Tham gia bình luận

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s